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왜 회사 이메일이 필요한가요?

작성일 : 2023.06.01
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2줄 요약!  
고객과 거래처에게 신뢰를 줄 수 있습니다.  
보안과 관리상의 이점이 있습니다.

개요

간혹 다른 회사들과 이메일을 주고 받게 되는 경우가 있습니다.
그런데, 어떤 회사들은 자신의 홈페이지와 동일한(혹은 유사한) 형태의 이메일을 사용하는 경우가 있고, 어떤 회사들은 단순히 @gmail.com 혹은 @naver.com 과 같은 이메일을 사용하는것을 보셨을것입니다.
예를들면, help@onul.works 와 같은 이메일을 사용하는 회사가 있는가 하면,
어떤 회사들은 help-onulworks@gmail.com 과 같은 이메일을 사용하는 회사가 있는것입니다.

그렇다면, 왜 자사의 고유 도메인으로 된 이메일을 사용해야 할까요? 간략히 말하면 다음과 같은 장점이 있습니다.

장점

  1. 신뢰와 전문성을 줄 수 있습니다.
  2. 브랜딩과 홍보효과가 있습니다.
  3. 더 높은 보안
  4. 관리의 높은 효율성
  5. 개인 메일과 업무 메일의 분리

그럼 각각의 내용들을 상세히 알아보겠습니다.

1. 신뢰와 전문성을 줄 수 있습니다.

우선 대외적으로 email@onul.works 와 같은 자신의 고유도메인을 이용한 이메일들은 상대적으로 상대방에게 신뢰를 줍니다.
우리가 업무를 하면서 대기업임에도 이메일을 주고 받다 보면 가끔 개인 메일로 이메일을 보내는 거래처를 발견하게 되면 아무래도 이 이메일이 혹시 피싱이 아닌가 하는 의심이 생기는 경우가 있습니다.

예를 들면 누구나 다 아는 세계적인 대기업 삼X, 현X와 프로젝트를 진행하기 시작하는 경우 초기에 이메일을 주고 받는데 상대방이 xxxx@naver.com 과 같은 형태의 이메일을 사용한다면, "어? 이 이메일은 진짜인가? 혹시 피싱이나 그런건 아닌가?" 하는 의심을 걷어내기가 힘듭니다.
꼭 대기업이 아니더라도, 가능하면 중소기업이더라도 회사 홈페이지와 혹은 회사 도메인과 동일한 이메일을 사용하여야 거래 초기에 신뢰를 쌓기가 더욱 유리합니다.
( 보통은 외주 계약처 혹은 외부 인력들이 그러한 경우들이 종종 있습니다. )

2. 브랜딩과 홍보효과가 있습니다.

이메일의 도메인과 서명 부분을 반복적으로 노출 시킬 수 있고, 상대방에게 해당 주소를 더욱 각인 시키는 효과가 있습니다.

3. 더 높은 보안

또한 보안상의 이유로도 회사 도메인을 이용하여 이메일을 주고 받는것이 "내부적"으로도 유리합니다. GWS를 포함한 많은 이메일 솔루션들은 실수로라도 이메일을 잘못 보내는것을 방지하기 위해서, 내부 메일과 외부 메일을 시각적으로 구분할 수 있도록 해주고 있고, 더구나 그룹메일등을 사용하면 더욱 편리하게 사용할 수 있도록 많은 기능들을 제공하고 있습니다.
GWS의 경우 특정 파일을 첨부하는 경우에는 내부로만 메일이 발송 가능하게 한다거나, 혹은 외부에서 오는 경우에는 특정 파일 첨부를 차단하여 바이러스등으로 부터 보호하는 등의 기능들이 제공되고 있습니다.

4. 관리의 높은 효율성

보안 업데이트나 혹은 정책의 변경이 필요할 경우 관리자는 관리시스템의 변경을 통해 일괄적으로 업데이트가 가능합니다.
각자의 개인메일을 사용하게 될 경우 해당 사용자들의 보안설정을 업데이트 할 수 있습니다.
또한 직원의 퇴사시 해당 직원의 기존 계정을 회사에서 관리하기가 매우 쉬워지며, 필요시 손쉽게 데이터 이전이 가능합니다.
반대로 새로운 직원의 입사시에도 마찬가지로 신규 발급이 매우 손쉽습니다.

5. 개인 메일과 업무 메일의 분리

분리된 이메일을 사용하기 좀 더 쉽습니다. 회사의 도메인을 활용한 이메일을 이용하여 사용하게 되면, 실수로 개인 메일을 이용하여 업무 메일을 주고 받는 실수를 방지하기에 훨씬 유리합니다.

자체 도메인 이메일 사용하기

가장 손쉬운 방법으로는 구글의 GWS( Google Workspace ), MS의 팀즈( MS Teams ), 네이버웍스 등을 이용할 수 있습니다. 웹으로 쉽게 접근해서 익숙한 화면( Gmail, Outlook, 네이버 메일등의 화면과 유사 )에서 기존에 사용하던 방식대로 사용할 수 있습니다.

직접 메일 서버를 구축하면 초기에 많은 비용이 들어가지만, 매월 추가로 들어가는 비용이 크지 않습니다.
그러나, 직접 구축할 경우에는 직접 꾸준히 관리를 해야 하는 관리 비용과 그외에 보이지 않는 비용들이 매우 증가하게 됩니다.

직원수가 수백명 이하에서는 솔루션을 이용하는것이 직접 구축하는것 보다 무조건 저렴합니다.
그러나 그 이상의 인원수가 있다 하더라도, 기업용 이메일을 전문적으로 공급하는 업체들의 솔루션을 사용하는것보다는 보안상의 강점을 가지지 않으며,
다만, 비용적으로만 유리할 따름입니다.
따라서, 최근에는 글로벌 대기업들도 자신들의 자체 서버를 이용한 이메일시스템에서 GWS, MS Teams와 같은 서비스들로 넘어가고 있는 추세입니다.

결론 :

회사의 신뢰를 주고 관리의 편의성을 위해서는 gmail, naver와 같은 일반 메일 보다는 자신의 도메인을 활용한 이메일을 사용하기를 권장합니다.
또한 관리상의 편의와 다양한 기능, 보안등을 위해서는 자체적인 메일 서버 보다는 메일 솔루션을 적극 권장합니다.

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